「パソコン買ってくださいよー」
ある日、職場のスタッフからそんなことを言われた。
話を聞けば、職場で使っていたパソコンが壊れたらしい。
とはいえ、パソコンがすべて使えなくなったわけではない。もう1台、普通に動くパソコンがある。
ただ、壊れたほうにはMicrosoft Officeが入っていた。職場で唯一、Excelが使えるパソコンだったのだ。
なるほど。それは少し困る。
でも、ちょっと待ってほしい。
職場でExcelを使うのは月に2日ほど。しかも、ほとんどが資料の確認や印刷だ。
そのために新しいパソコンを買う？
それとも、今あるパソコンにOfficeを入れる？
どちらも、なんだかもったいない。
そこで、もっと簡単な方法がないか調べてみることにした。
すると、あっさり見つかった。
Excelって、ブラウザなら無料で使えるの？
……知らなかった。笑
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Microsoft 365を契約しているのに、知らなかった
実は僕自身、普段使っているMacBookではMicrosoft 365を有料契約している。
ExcelもWordも使えるし、特に不満もない。仕事だけでなく、普段の作業にも利用しているので、契約を続けることに抵抗はなかった。
ただ、そのせいもあってか、Excelを使うならOfficeを購入するものだと思い込んでいた。
今回調べて初めて知ったのが、Microsoftが提供している無料のブラウザ版Excel。
Microsoftアカウントがあれば、パソコンにExcelをインストールしなくても、インターネットブラウザから利用できるらしい。
しかも、ExcelだけでなくWordやPowerPointにも無料のWeb版がある。
いや、便利やん。
なんで今まで知らなかったんだろう。
普段から使っているサービスなのに、案外知らないことってあるものだ。
無料のExcel、思っていたよりいろいろできる
無料で使えると聞くと、機能がかなり限られているのではと思った。
そこでMicrosoftの公式サイトを確認してみた。
すると、表の作成や編集、基本的な計算式、グラフの作成など、僕が普段Excelで使うような機能の多くがブラウザ版でも利用できることがわかった。
例えば、売上や経費を一覧表にして、SUM関数で合計を出す。商品の数量と単価を入力して、金額を計算する。
こうした簡単な作業なら、無料版でも対応できる。
さらに、一般的なExcelファイル（.xlsx）を開いて編集することもできる。
もちろん、すべてのExcelファイルがデスクトップ版と同じように動くわけではない。特殊な機能やマクロを使ったファイルでは制限がある。
それでも、簡単な表計算や資料の確認なら、思っていた以上に使い道がありそうだ。
利用するには、Microsoft 365のWebサイトへアクセスして、Microsoftアカウントでサインインする。
あとはExcelを選べば、ブラウザ上で作業を始められる。
Microsoftアカウントを持っていなければ、無料で作成することもできる。
新しいソフトをインストールする必要がないので、今あるパソコンをそのまま使えるのがありがたい。
今回のように、パソコン自体は正常に動いているという状況には、ちょうどよさそうだ。
でも、職場で使いたいのは「印刷」なんだよね
ここで、ひとつ気になることがある。
職場ではExcelを使って複雑な計算をするわけではない。
主な用途は、すでに作ってある資料の確認と印刷だ。
調べてみると、ブラウザ版Excelにも印刷機能がある。
ただし、印刷の設定についてはデスクトップ版と違うところがあるらしい。
用紙の余白やヘッダー・フッターなど、細かいレイアウトを調整する機能には制限がある。
ここは実際に確認したいところ。
Excelの画面上ではきれいに見えていても、印刷すると微妙にずれてしまうことがある。用紙1枚に収めたい資料が、2枚になってしまうのも困る。
だから、職場の資料については、ブラウザ版で開いて印刷してみる必要がある。
問題なく印刷できれば、それで十分。
少なくとも、新しいパソコンを買うかどうか考える前に、一度試してみたい。
これ、副業の事務作業にも使えるんじゃない？
今回調べていて、もうひとつ思ったことがある。
無料のExcelって、副業を始めたばかりの人にも便利なんじゃないかな。
例えば、ブログや写真販売などの副業をしていると、少しずつ経費が発生する。
サーバー代、仕事で使う道具、素材の購入費用。
こうした支出を一覧表にまとめる程度なら、ブラウザ版Excelでも十分対応できそうだ。
ほかにも、売上を月ごとに集計したり、入金状況を確認したり。
フリーランスなら、商品の発注一覧や簡単な管理表を作ることにも使える。
もちろん、正式な帳簿の作成や確定申告には、事業の状況に合った管理方法が必要になる。
でも、日々の数字を整理するところから始めるなら、無料版でも十分使えそう。
副業を始めると、あれも必要、これも必要と、何かと出費が増える。
パソコン、ソフト、各種サービスの利用料金。
ひとつひとつは小さな金額でも、積み重なるとそれなりの負担だ。
最初は無料で使えるものを試してみる。使っているうちに足りない機能が出てきたら、そのとき有料版を考える。
そんな始め方もありだと思う。
OneDriveに保存できるのも便利
ブラウザ版Excelについて調べていて、もうひとつ便利だと感じたのが、OneDriveとの連携だった。
OneDriveはMicrosoftのクラウドストレージサービス。
無料のMicrosoftアカウントでも5GBの保存容量が用意されている。
ブラウザ版Excelで作ったファイルは、基本的にOneDriveへ自動保存される。
つまり、特定のパソコンだけにファイルを保存しておく必要がない。
自宅のパソコンで作った資料を別のパソコンから開いたり、必要な相手と共有したりできる。
今回のように、突然パソコンが故障したときのことを考えると、この仕組みはありがたい。
ただし、仕事で使うファイルには取引先の情報や個人情報が含まれることもある。共有するときは、相手やアクセス権限の確認が必要だ。
職場での利用についても、会社のルールや契約条件は確認しておきたい。
じゃあ、有料のMicrosoft 365はいらない？
ここまで調べてみると、無料版で十分な人も結構いるんじゃないかなと思えてくる。
では、僕が契約しているMicrosoft 365はどうするのか。
今のところ、解約するつもりはない。
僕はMacBookでExcel以外のOfficeアプリも利用しているし、デスクトップ版を使える便利さも感じている。
インターネットに接続していなくても作業できるし、細かな設定が必要なときも対応しやすい。
何より、普段から使っているので、今の環境を変える理由があまりない。
一方で、職場のパソコンはどうだろう。
月に2日ほど、Excelの資料を確認して印刷する。
それだけなら、無料のブラウザ版で足りるかもしれない。
もちろん、無料版にも制限はある。
例えば、ExcelのVBAマクロをブラウザ上で作成・編集・実行することはできない。
また、細かな印刷レイアウトの調整や、一部の高度な機能にも違いがある。
インターネット接続が基本なので、オフラインで使いたい場合にもデスクトップ版が向いている。
こうした機能が必要な人にとって、有料版には十分な価値がある。
でも、月に数回しか使わないようなパソコンなら話は別。
使う頻度と作業内容によって、必要なものは変わってくる。
有料版を使っている僕自身が、今回それを改めて感じた。
新しく買う前に、今あるものでできないか考えてみる
職場のパソコンが壊れた。
だから、新しいパソコンを買う。
最初はそんな流れになりそうだった。
でも、よく考えれば、もう1台パソコンはある。
必要なのは、月に2日ほど使うExcelだけ。
そこで調べてみたら、無料で利用できるブラウザ版が見つかった。
まだ職場の資料で印刷まで確認できたわけではないので、実際に使えるかどうかはこれから試してみたい。
ただ、選択肢が増えたのは大きい。
僕自身、Microsoft 365を有料契約していながら、無料のブラウザ版Excelの存在を知らなかった。
知っているつもりのサービスでも、意外と知らない便利な機能があるものだ。
副業でも仕事でも、何か必要になったとき、つい新しいものを買う方向で考えてしまう。
でも、その前に一度調べてみる。
今あるものを使えないか、無料でできることはないか。
それだけで、余計な出費を減らせることもある。
それにしても、危うく月に2日使うExcelのために、パソコンを1台買うところだった。
……いや、買う前に調べてよかった。笑
